Informatiepagina evenementen

Het EagleBe Evenementenloket overloopt stap voor stap alle elementen die bij de organisatie van een evenement komen kijken. Hieronder krijg je meer uitleg over deze elementen. Toch nog een vraag? Contacteer de vrijetijdsdienst.

  1. Inname openbaar domein
  2. Sluitingsuur
  3. Herbruikbare bekers
  4. Veiligheid
  5. Verzekeringen
  6. Gebruik van muziek
  7. Verkoop van sterke drank op evenementen
  8. Bewegwijzering
  9. Nutsvoorzieningen op openbaar domein
  10. Interessante links

 

Inname openbaar / privaat domein

Wie een evenement op het openbaar domein wil organiseren (bv. rommelmarkt, festival, …), heeft een vergunning nodig. Ook wanneer je een mobiele activiteit organiseert zoals bijvoorbeeld een stoet, betoging, wieler- of wandeltocht heb je de toestemming nodig. De impact op de omgeving, het verkeer, ... is immers niet gering.

In zo'n geval moet het gemeentebestuur tijdelijke verkeersmaatregelen nemen om de evenementenzone af te bakenen en het verkeer om te leiden. Je zorgt als organisator daarom best voor een degelijk plan van de evenementenzone of een degelijke routebeschrijving van jouw mobiele activiteit.

Hou alvast rekening met de volgende voorwaarden:

  • Je informeert alle buurtbewoners en handelaars over jouw evenement (concept, duur, contactpersoon bij vragen, ...) en over de mogelijke (geluids)hinder en de tijdelijke verkeersmaatregelen.
  • Je plaatst zelf de tijdelijke verkeerssignalisatie op de af te sluiten straten en na het evenement stel je die signalisatie ook weer buiten werking door ze op het voetpad terug te plaatsen.
  • Je laat de evenementenzone na afloop in zijn oorspronkelijke, nette staat achter. Je zorgt er minstens voor dat alle afval ingezameld en volgens de geldende sorteerregels afgevoerd wordt.

Welke straten er afgesloten moeten worden of waarlangs het parcours van je mobiele activiteit loopt, kan je aangeven in het EagleBe Evenementenloket.

 

Sluitingsuur

Organiseer je een evenement in openlucht of in een gebouw dat niet voor de organisatie van evenementen is bedoeld, en duurt dit langer dan 1 uur 's nachts? Dan heb je een nachtvergunning nodig.

Let wel,

  • De nachtrust van de omwonenden mag niet worden verstoord.
  • Er vinden geen wanordelijkheden plaats.
  • De geluidsnormen worden gerespecteerd.

Voor de gemeentelijke culturele infrastructuur is er een sluitingsuur vastgelegd per gebouw. Lees hier na welke uren er zijn vastgelegd.

 

 

Herbruikbare bekers

Sinds 1 januari 2020 is het op alle evenementen verboden om drank te serveren in wegwerpbekertjes, blikjes of petflesjes. Dranken kunnen wel nog aangekocht worden in petflessen, glazen wegwerpflessen of eventueel blik, maar de drank zelf moet aan de consument geserveerd worden in herbruikbare materialen (bekers of glas). Bij risico-evenementen (zoals muziekevenementen met een grote publieksopkomst) ben je om veiligheidsredenen verplicht om herbruikbare bekers te gebruiken.

 

Veiligheid

Brandveiligheid

Bij de organisatie van je evenement moet je met heel wat brandveiligheidseisen en opstellingseisen ter preventie van brand rekening houden. Je vindt daarover alle informatie en tips terug in “De vurige evenementengids” van de hulpverleningszone Fluvia.

BEWAKING (veiligheidspersoneel)

Als organisator kan je ervoor kiezen of - afhankelijk van het soort evenement - verplicht worden om security in te zetten. Dat kan via een professionele, en dus vergunde, securityfirma, maar in de wet is ook een ‘uitzonderingsregime’ opgenomen voor verenigingen die eigen vrijwilligers willen inzetten voor persoonscontrole. Er zijn wel een aantal voorwaarden aan verbonden:

  • geen winst beogen;
  • enkel effectieve leden van de vereniging;
  • geen betaling;
  • maximaal vier keer per jaar;
  • voldoen aan de persoonsvoorwaarden;
  • toestemming van de burgemeester hebben.

Het aanvraagformulier om vrijwilligers in te zetten voor persoonscontrole zit vervat in de algemene aanvraag via het EagleBe Evenementenloket.

EHBO

Wettelijk is een EHBO-post verplicht voor evenementen met minstens 10.000 deelnemers of bezoekers. Daarnaast kan vanuit het gemeentelijk veiligheidsoverleg bepaald worden dat een EHBO-post noodzakelijk is. Het verwachte publieksbereik speelt een rol in die beslissing, maar ook hoe groot de risico’s zijn. Vanaf een bepaalde omvang zal de aanwezigheid van een ambulance aangewezen zijn of verplicht worden door de gemeente.

 

Verzekeringen

Als je een evenement organiseert, is het belangrijk je voldoende te verzekeren tegen eventuele schadegevallen. Een overzicht van mogelijkheden:

Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid

Deze verzekering dekt de lichamelijke en materiële schade opgelopen door een derde naar aanleiding van het evenement en ten gevolge van een fout van de organisator. Het is ten zeerste aangewezen dat elke organisatie of vereniging over dergelijke verzekering beschikt. Ze is verplicht wanneer jouw evenement in één van de gemeentezalen plaatsvindt.

Verzekering lichamelijke ongevallen deelnemers

Deze verzekering dekt de lichamelijke schade opgelopen door de deelnemers aan het evenement, zonder dat er een fout moet bewezen worden. Deze verzekering is aangewezen, als het een risicovol evenement betreft.

Verzekering lichamelijke ongevallen vrijwillige medewerkers

Deze verzekering dekt de lichamelijke schade opgelopen door de vrijwillige medewerkers aan het evenement, zonder dat er een fout moet bewezen worden. In sommige gevallen is dit een wettelijke verplichting (art. 6 vrijwilligerswet).

Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid vrijwillige medewerkers

Deze verzekering dekt de lichamelijke en materiële schade opgelopen door een derde naar aanleiding van het evenement en ten gevolge van een fout van de vrijwillige medewerker. Deze burgerlijke aansprakelijkheid moet gedragen worden door de organisatie die daarvoor verzekerd moet zijn (art. 5 vrijwilligerswet).

Brandverzekering

Deze verzekering dekt de schade aan het gebouw door brand, storm, hagel en ijsdruk.

Als je een privaat gebouw gebruikt, ga je best na of de brandverzekering van de eigenaar, ook van toepassing is op jouw evenement. Is dit niet het geval, dan is het ten zeerste aangewezen om als gebruiker een tijdelijke brandverzekering af te sluiten.

Vindt jouw evenement plaats in een gemeentegebouw, dan is een brandverzekering voor het gebouw niet nodig. Het gemeentebestuur heeft voor haar gebouwen een brandverzekering afgesloten.

Verzekering objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing

Deze verzekering dekt de schade opgelopen door derden ten gevolge van brand of ontploffing, ongeacht de aansprakelijkheid voor deze brand of ontploffing. Deze verzekering is wettelijk verplicht voor de uitbater van welbepaalde inrichtingen die gewoonlijk toegankelijk zijn voor het publiek. (wet van 30 juli 1979 betreffende de preventie van brand en ontploffing (in te vullen velden: Juridische aard: wet, afkondigingsdatum:30 juli 1979, opzoeking, lijst en detail) en KB van 28/02/1991 betreffende inrichtingen die onder toepassing vallen van hoofdstuk II wet 30/07/1979 (in te vullen velden: juridische aard: KB, afkondigingsdatum: 28.02.1991, opzoeking, lijst en detail)).

Verzekering contractuele aansprakelijkheid

Deze verzekering dekt de schade geleden door jouw medecontractant naar aanleiding van de uitvoering van het contract. Voorbeeld: er is schade aan het gebouw (vb. putten in de vloer omdat je er een te zware tapinstallatie op geplaatst hebt) dat je huurt voor de organisatie van het evenement. Deze contractuele aansprakelijkheid is in de meeste gevallen uitgesloten in de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid.

 Verzekering alle risico's

Deze verzekering dekt de schade aan de eigen materialen of deze die je gebruikt van een derde en dit tegen ‘alle' risico's' (diefstal, vandalisme, schade, ...). Deze verzekering is aangewezen als je dure materialen gebruikt op een plaats die een aantal risico's met zich meebrengt (vb. licht- en klankinstallatie, computers).

 

Gebruik van muziek

Unisono: één licentie voor auteursrechten en naburige rechten

Organiseer je een evenement waarbij muziek (zowel live als opgenomen) gebruikt wordt, dan heb je hiervoor een licentie van Unisono nodig. Deze licentie dekt zowel de rechten van de auteurs en de componisten (Sabam) als de naburige rechten (zogenaamde billijke vergoeding van uitvoerende artiesten en muziekproducenten). Het bedrag dat je moet betalen, hangt af van het soort evenement, de inkomprijs, de oppervlakte van de ruimte, enz. Zodra je een licentie hebt, mag je alle muziek uit het repertoire vrij gebruiken.

Geluidsnormen

Organiseer je een publiek toegankelijk evenement met elektronische versterkte muziek, dan moet je de geluidsnormen naleven. Er zijn volgens het Vlarem 3 normen van toepassing

  1. Stiller dan 85 dB(A) LAeq,15min (geluidsniveau in bv. een praatcafé of restaurant),
  2. Luider dan 85 dB(A) LAeq,15min maar stiller dan 95 dB(A) LAeq,15min (geluidsniveau in bv. een muziekcafé’s, kleine fuiven, liveconcerten van stillere genres, …),
  3. Luider dan 95 dB(A) LAeq,15min en maximaal 100 dB(A) LAeq,60min (geluidsniveau bij bv. pop- en rockconcerten, grote fuiven of in discotheken).

Voor elk van de normen zijn specifieke maatregelen nodig ter bescherming van het gehoor van jouw bezoekers.

Gekende evenementengebouwen zijn ingedeeld in één van die 3 categorieën. Wil je de muziek luider spelen dan de daar geldende geluidsnormen, dan kan je hiervoor een afwijking aanvragen bij het College van Burgemeester en Schepenen. De aanvraag zit vervat in het EagleBe Evenementenloket. Let wel, dergelijke afwijking is slechts 12 keer per jaar mogelijk met een maximum van 2 activiteiten per maand, ongeacht de duur van die activiteit (max 24 kalenderdagen per jaar).

Welke norm er van toepassing is in de gemeentelijke culturele infrastructuur, lees je hier.

Meer info vind je in de Vlaamse handleiding geluidsnormen voor muziekactiviteiten.

 

Verkoop van sterke drank op evenementen

Wil je tijdens jouw evenement naast alcoholvrije en gegiste dranken (bieren en wijnen) ook sterke dranken aanbieden? Dan heb je een machtiging nodig van het College van Burgemeester en Schepenen.

Hou alvast rekening met de volgende voorwaarden:

  • Je mag geen sterke dranken schenken, verkopen of aanbieden aan minderjarigen.
  • Je mag de sterke dranken enkel per normale consumptiehoeveelheid (bv. niet per fles) aanbieden of verkopen.
  • Alcoholpops en alcoholhoudende cocktails vallen binnen de definitie van sterke drank ongeacht welk alcoholpercentage ze hebben.
  • Het College van Burgemeester en Schepenen kan beslissen om het alcoholvolume te beperken.

 

Bewegwijzering

Wil je voor jouw evenement wegwijzers hangen naar de evenementenlocatie? Of wil je voor de doortocht van jouw wandel- of wielerrit bewegwijzering hangen? Dat heb je een toelating nodig van het College van Burgemeester en Schepenen.

Hou alvast rekening met de volgende voorwaarden:

  • Je voorziet zelf in de tijdelijke bewegwijzering (wegwijzers, borden en palen). Je plaatst en verwijdert ze ook zelf.
  • Je mag ze niet ophangen aan palen van verkeerssignalisatie (met uitzondering van wegwijzers en straatnaamborden), bomen of struiken, of ander openbaar eigendom.
  • Je mag tijdelijke bewegwijzering ten vroegste 48 uur voor het evenement plaatsen.
  • Je moet tijdelijke bewegwijzering uiterlijk 48 uur na het evenement weghalen.

 

Nutsvoorzieningen op openbaar domein

Elektriciteit

Wie een evenement op een plein, in een park, op een straat, ... (openlucht) organiseert en daarvoor elektriciteit nodig heeft, kan een elektriciteitsaansluiting aanvragen.

Het gemeentebestuur rekent daarvoor een bedrag per aftakking per dag aan volgens het geleverde vermogen:

Vermogen tot 5 kVA

€ 25,00

Vermogen tot 15 kVA

€ 40,00

Vermogen tot 25 kVA

€ 80,00

Vermogen tot 40 kVA

€ 120,00

Deze retributie is echter niet geldig voor openluchtevenementen van de wijkcomités, van het braderiecomité en van alle andere verenigingen en organisaties, die door het gemeentebestuur gesubsidieerd worden.

Op volgende plaatsen kan de elektriciteit aangesloten worden via de bestaande elektriciteitskasten:

  • Marktplein
  • Plein voor het gemeentehuis
  • Tramstatie
  • Achterkant van de Sint-Michielskerk
  • Parking parkwijk (tegenover de Sint-Pieterskerk)
  • Parking Damier
  • Parking Vlaskouter
  • Evenementenplein Vlaskouter

Als er geen elektriciteitskast aanwezig is, zorg je best voor een mobiele stroomgenerator.

In onze uitleendienst feestmateriaal kan je daarnaast elektrische verdeelkasten en drijfkrachtkabels ontlenen.

Watervoorziening via De Watergroep

Heb je voor een evenement of voor een andere tijdelijke activiteit water nodig op een plaats waar je niet beschikt over gewone kranen? Dan kan je bij De Watergroep een standpijp (= mobiel leveringspunt) huren die je volgens de instructies voor een correct gebruik van standpijpen moet aansluiten op een brandkraan (hydrant) in de straat. Hou er rekening mee dat je een huurkost per bemeterde standpijp en de kosten van het waterverbruik zal moeten betalen.

AFVALEILANDEN VOOR OPENLUCHTEVENEMENTEN (VIA IMOG)

Ook op openluchtevenementen kan er perfect afval worden gesorteerd. Met hetzelfde gemak, doe je het namelijk in de juiste bak. Bij IMOG kan je daarvoor een afvaleiland huren. Dat is een grote container waar maar liefst 28 losse rolcontainers van 180 liter voor diverse fracties (PMD, restafval, P&K, glas en bekers) in passen. Een afvaleilandencontainer kan je reserveren via info@imog.be of T 0800 99 827 en dat ten laatste één week voor het evenement.  

 

Interessante links