Klokkenluidersregeling

Klokkenluidersregeling (vertrouwelijke meldingen)

Het Bestuursdecreet van de Vlaamse overheid voorziet een regeling waarbij je inbreuken kunt melden en melders bescherming krijgen, gebaseerd op de Klokkenluidersrichtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement.

Klokkenluidersregeling?

De nieuwe klokkenluidersregeling heeft als doel om personen te beschermen als zij informatie uit hun werkomgeving over inbreuken op geldende regelgeving melden. Klokkenluiders moeten hiervoor terecht kunnen bij veilige meldingskanalen. Bij voorkeur is dat intern bij hun eigen organisatie. Ook meldingen bij het bevoegde externe meldingskanaal of openbaarmaking zijn mogelijk.

Een klokkenluidersmelding kan gaan over alle inbreuken op wetgeving en regelgeving die in Vlaanderen van toepassing zijn. Het gaat om een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is, of het doel of de toepassing van regelgeving ondermijnt (bv. meldingen van corruptie of fraude).

 

Wie kan melden?

• Personeelsleden van gemeente en OCMW Kuurne.
• Externen die een werkrelatie hebben met gemeente en/of OCMW Kuurne:
  • Aandeelhouders en personen die lid zijn van een bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van het lokaal bestuur (ook leden die niet bij het dagelijks bestuur zijn betrokken, vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs).
  • Aannemers, onderaannemers, leveranciers en iedereen die werkt onder hun toezicht en leiding.
  • Personen die informatie over inbreuken hebben gekregen tijdens een werkrelatie die intussen beëindigd is.
  • Personen van wie de werkrelatie nog moet beginnen en die informatie over inbreuken hebben gekregen tijdens de aanwervingsprocedure of andere onderhandelingen voor een contract werd afgesloten.

Voor burgers zonder werkrelatie met het lokaal bestuur geldt de gewone klachtenregeling.

Waar melden?

• Personeelsleden van gemeente en OCMW Kuurne:
  • Melden bij voorkeur bij het intern meldkanaal (de algemeen directeur van gemeente en OCMW Kuurne). De procedure voor interne meldingen wordt verder toegelicht op het intranet van gemeente en OCMW Kuurne.
  • Uitzondering: indien de klokkenluider van mening is dat de inbreuk niet doeltreffend intern kan worden behandeld of dat er risico op represailles bestaat, kan de klokkenluider een melding doen via het extern meldkanaal.
• Externen die een werkrelatie hebben met gemeente en/of OCMW Kuurne kunnen de inbreuk enkel melden via het extern meldkanaal van Audit Vlaanderen.

Hoe melden?

Klokkenluiders kunnen meldingen schriftelijk (per mail of brief), telefonisch of tijdens een fysieke ontmoeting bezorgen. De melder heeft hierbij recht op een verslag.

Bij een melding via de interne en externe meldkanalen hebben klokkenluiders de keuze om hun naam bekend te maken of om anoniem te blijven. Bij een anonieme melding wordt de identiteit van de klokkenluider niet bekend gemaakt. Bij een niet anonieme melding wordt de identiteit van de klokkenluider beschermd.

Een anonieme melding via het intern meldkanaal gebeurt bij voorkeur schriftelijk:

Gemeente Kuurne

Algemeen directeur – Klokkenluidersregeling

Marktplein 9

8520 Kuurne

klokkenluidersregeling@kuurne.be

Wat gebeurt er met je melding?

Binnen de 7 kalenderdagen na het ontvangen van de melding moet het meldkanaal je een ontvangstmelding bezorgen, tenzij:

• Je melding al binnen die termijn werd afgehandeld. Dan krijg je meteen meer informatie over je melding.
• Je je uitdrukkelijk verzet tegen het krijgen van een ontvangstmelding.
• Een ontvangstmelding krijgen de bescherming van je identiteit in gevaar brengt.

Binnen de 3 maanden na de dag waarop de ontvangstmelding werd verstuurd (of binnen 3 maanden en 7 dagen als er geen ontvangstmelding is verstuurd) moet het meldkanaal feedback geven aan de melder over welke maatregelen zij uitgevoerd of gepland hebben.

Welke bescherming?

De meldingskanalen zorgen voor systemen die de vertrouwelijkheid beschermen van:

• de identiteit van de klokkenluider,
• de identiteit van de anderen die in de melding genoemd zijn,
• de informatie waaruit de identiteit van de klokkenluider of deze van de anderen kunnen blijken.

Melders worden beschermd tegen eventuele sancties. Je mag niet gestraft worden of nadelen ondervinden omdat je de inbreuk hebt gemeld (bv. negatieve beoordelingen, ontslag,...).

Klokkenluiders kunnen informatie ook openbaar maken. Ook dan worden ze beschermd tegen sancties (als de melding voldoet aan de voorwaarden uit het Bestuursdecreet).

Als je bewust onjuiste informatie meldt of openbaar maakt, krijg je geen bescherming en zijn er straffen mogelijk. Je moet dus gegronde redenen hebben om te geloven dat de gemelde informatie op het moment van de melding juist is.

Rechten van betrokkenen?

De persoon over wie de melding gaat, de betrokkene, heeft volgende rechten:

• Geheimhouding van de identiteit.
• Recht op een doeltreffende voorziening in rechte.
• Recht op een eerlijk proces.
• Het vermoeden van onschuld.
• Recht van verdediging: bijvoorbeeld het recht om gehoord te worden en recht op toegang tot het dossier.

Verwerking van persoonlijke gegevens

Als die gegevens beschikbaar zijn, verwerken de meldingskanalen deze persoonsgegevens bij de behandeling en registratie van meldingen (op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming):

• Naam van de melder.
• Contactgegevens en de functie van de melder.
• Naam van de facilitator of van derden die verbonden zijn met de melder en die het slachtoffer kunnen worden van sancties in een werkcontext.
• Naam en de functie van de betrokken persoon en informatie over de inbreuken van de betrokken persoon.
• Naam van de getuigen.
• Schriftelijke meldingen.
• Audio-opnames/ het schriftelijke verslag van mondelinge meldingen.